Đánh số thứ tự – một công việc tưởng chừng như đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng trong kinh doanh, tính toán. Để điều này trở nên nhanh gọn và chính xác hơn, bên cạnh word thì excel đã ra đời. Với word thì có lẽ không có mấy khó khăn, song với excel thì đây quả là một điều không hề đơn giản. Những hàm trong excel khiến không ít người dùng gặp không ít cản trở trong công việc, chẳng hạn như chính việc đánh số thứ tự tưởng chừng như đơn giản. Vậy thì đừng bỏ lỡ những thông tin dưới đây về đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu.
Cách đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu có những cách nào?
Việc đánh số thứ tự rất cần thiết, đặc biệt nó càng trở nên quan trọng hơn với việc tính toán, kinh doanh. Và excel ra đời chính là một trong những công cụ giúp cho công việc tính toán, kinh doanh trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Đánh số thự trong excel thì có nhiều cách.
Đánh số thứ tự tự động trong excel không lọc dữ liệu
Cách đơn giản nhất đánh số thứ tự là đánh số một cách tự động. Tuy nhiên đây là đánh không lọc dữ liệu, bạn đừng nhầm sang đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu:
- Bạn gõ số trực tiếp vào từng ô trong excel. Đây được xem là cách thủ công nhất dễ dàng sử dụng khi lượng số thứ tự không quá nhiều. Việc đánh số này thường giới hạn với số lượng số thứ tự từ 30 trở lên
- Đánh số bằng kéo chuột. Cách này cũng đơn giản không kém gì cách trên. Bạn đánh số thứ tự trong excel khi không lọc dữ liệu bạn có thể thực hiện bằng những cú nhấp chuột chỉ nhanh chóng chỉ với 2 bước:
Bước 1: Điền số thứ tự cho 2 ô đầu tiên
Bước 2: Bôi đen 2 ô vừa điền số, sau đó đặt chuột ở góc ô cho đến khi chuột hiện thành dấu cộng, bắt đầu kéo xuống mức thứ tự ta muốn.
Mục đích điền số thứ tự ở hai ô đầu tiên có ý nghĩa gì? Đó chính là việc đặt quy luật bạn mong muốn, lẻ hoặc chẵn hoặc tự nhiên tùy ý người dùng và khi kéo thả là bạn đang nhân rộng quy luật đó sang các ô tiếp theo
Ví dụ như bạn muốn quy luật chỉ số chẵn, bạn điền hai ô đầu là 2 và 4, sau đó kéo thả sẽ được kết quả như sau
Đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu
Trên đây là những cách đánh số thứ tự trong excel nhưng không lọc dữ liệu.
Vậy đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu thì làm như thế nào? Thông thường người dùng thường sẽ nghĩ ngay đến hàm countif
Để sử dụng được hàm này bạn cần ghi nhớ biểu mẫu: =COUNTIF (criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…). Trong đó:
- criteria1 – đặt điều kiện cho dạng số, ô tham chiếu, chuỗi văn bản, một mảng hoặc một hàm Excel khác, bắt buộc
- criteria_range2, criteria2… – đây là các điều kiện bổ sung, tùy chọn. Bạn có thể nhập tới 127 cặp điều kiện trong công thức
Đó là những gì mà bạn đang rất mong ngóng và hàm subtotal chính là đáp án. Cũng như các hàm khác, để sử dụng được hàm subtotal, bạn cũng cần ghi nhớ công thức. Vậy công thức của hàm này là gì?
Trong đó:
- Function_num là số thể hiện thuật toán (tính tổng, đếm, tính trung bình…) (bắt buộc)
- ref1 là vùng tham chiếu thứ 1 (bắt buộc)
- ref2 là vùng tham chiếu thứ 2 (nếu có, không bắt buộc) và có thể có nhiều vùng tham chiếu hơn nữa
Tại sao đánh số thứ tự tự động trong excel khi lọc dữ liệu với hàm Subtotal
[=SUBTOTAL(Function_num,ref1,…)
Với hàm subtotal có thể sử dụng cùng lúc với nhiều loại công thức: cộng, trung bình, đếm… Không chỉ thế nó còn giúp tính toán với các giá trị không bị ẩn (bởi việc Hide Row, Hide Column, Lọc bỏ bởi không phù hợp kết quả trong Filter…)
Lựa chọn hàm hàm subtotal bởi sự tiện lợi và ưu việt hơn hẳn với các hàm khác dù bạn muốn xóa đi bất kỳ dữ liệu nào
Và một điểm cộng thứ ba dành cho hàm subtotal cho việc đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu chính là sự đơn giản và dễ dàng ghi nhớ công thức. Điều này có lẽ không phải bàn cãi gì nữa.
Vậy là dù bạn có là dân kế toán hay không thì việc đánh số thứ tự sẽ không có gì là khó khăn phải không nào? Dù là đánh số thứ tự trong excel khi lọc dữ liệu hay không lọc dữ liệu không còn làm khó bạn được nữa.
